سیستم یکپارچه سازمانی

هر یک از سازمان ها و نهادهای کشور با نرم افزارهای مختلفی در بخش بخش سازمان خود سر و کار دارند. آن ها در بسیاری از موارد به یک سیستم یکپارچه سازمانی نیاز خواهند داشت. چون مدیریت نرم افزارها و همچنین به اشتراک گذاری اطلاعات موجود در آن ها و داده های مختلف برای هر سازمانی، امری پیچیده و بسیار زمان بر می باشد. بر همین اساس سازمان ها و نهادهای مختلف دولتی و خصوصی سعی می کنند تا از یک سیستم یکپارچه سازمانی استفاده کنند تا مدیریت نرم افزارها برای آن ها راحت تر و در دسترس تر باشد. بنابراین نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان های مختلف، تافته جدا بافته نیستند. می توان آن ها را در هم ادغام نمود تا در زمینه وظایف مربوط به اتوماسیون هر سازمانی، بهتر عمل کرد. در ادامه ضمن معرفی این سیستم یکپارچه به اهداف و مهمترین مزایای آن برای هر سازمانی اشاره خواهد شد. پس با ما تا پایان همراه باشید.

منظور از سیستم یکپارچه سازمانی چیست؟

اگر بخواهیم سیستم یکپارچه سازمانی را خیلی خلاصه تعریف کنیم؛ می توان آن را اتصال نرم افزارهای سازمانی به یکدیگر دانست. چرا که در ادارات و سازمان های مختلف، چندین سیستم نرم افزاری و سامانه وجود دارد که به جهت مدیریت و به اشتراک گذاری داده ها یا اطلاعات مندرج در هر کدام از آن ها، نیاز به چنین سیستم یکپارچه ای است. بنابراین داشتن سیستم یکپارچه سازمانی از ملزومات هر سازمان و اداره ای به جهت متحد نمودن بخش های مختلف آن کسب و کار می باشد. همین عامل به نوبه خود سبب می گردد تا آن سازمان با ایجاد تعامل بیشتر، مسیر را برای ایجاد دسترسی به بخش های مختلف سازمان خود برای دیگران هموار سازد. تمامی فرآیندهای مربوط به یک سازمان را می توان در یک سیستم یکپارچه، جمع آوری نمود و آن ها را به خوبی مدیریت کرد. به سیستم یکپارچه سازمانی به صورت اختصار نرم افزار ERP به معنای سیستم کامپیوتری یکپارچه گفته می شود که دارای ویژگی های منحصر به فردی است و نرم افزارSAP بهترین نرم افزار ERP می باشد.

مهمترین اهداف بهره مندی از سیستم یکپارچه سازمانی

راه اندازی یک سیستم یکپارچه سازمانی برای هر اداره و سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. چرا که چنین سیستم هایی برای سازمان ها می توانند اهداف زیر را در پی داشته باشند:

• تسریع و تسهیل در روند دستیابی کاربران به اطلاعات بهتر و بیشتر با سرعت بالاتر
• هماهنگی های بیشتر با تمامی واحدها و بخش های مختلف سازمانی نسبت به هم
• کاهش هزینه های نگهداری و پشتیبانی سازمان ها از سیستم های خود
• بهره برداری بهینه از تمامی منابع موجود در سازمان
• افزایش سطح بهره وری کارکنان بخش های مختلف سازمان
• مدیریت یکپارچه تمامی بخش های یک سازمان بدون اتلاف وقت و انرژی
• دسترسی سریع به تمامی داده ها و شفاف سازی در هر یک از اطلاعات
• ارائه گزارش های بهتر و دقیق تر با اطلاعات جامع
• اطمینان بخشی بیشتر و خطرات کمتر مربوط به شیوه عملکرد سیستم های یک سازمان
• صرفه جویی در هزینه ها و زمان
• افزایش ضریب امنیتی مربوط به سامانه ها و اطلاعات مندرج در آن ها

بدین ترتیب با توجه به اهداف بلندبالایی که سیستم یکپارچه سازمانی در هر سازمان و ارگانی دارد؛ می توان به بهبود روند مربوط به هر سازمانی امیدوار بود.

مهمترین ویژگی های کلیدی یک سیستم یکپارچه سازمانی

یک سیستم یکپارچه سازمانی می تواند ویژگی های بسیار زیاد و منحصر به فردی داشته باشد. از جمله:

• پوشش دهی به تمامی فرآیندهای سازمان و پشتیبانی طیف وسیعی از بخش های مختلف آن سازمان
• استفاده بهینه از تجربیات موفق با جمع آوری نرم افزارها و سامانه های مختلف در یک سیستم یکپارچه
• منطبق ساختن سیستم یکپارچه با تمامی بخش ها و انعطاف پذیری این سیستم به جهت سفارشی سازی سیستم با اعمال تغییرات شخصی سازی شده
• یکپارچه سازی یا متحد نمودن تمامی داده ها بدون کوچکترین اشتباه و تکراری بودن با حذف آن ها
• ماژولار یا مستقل بودن سیستم یکپارچه سازمانی نسبت به سیستم های سنتی. به این معنا که با یک تغییر جزئی در یکی از بخش های سازمان، سایر بخش ها شامل تغییر نگردند.
• ایجاد تعامل مستقیم با مشتریان و تامین کنندگان خارج از سازمان. بدین ترتیب که آن ها می توانند به واسطه این سیستم گزارشات و اطلاعات مدنظر خود را آنلاین دریافت کنند.
• کاهش قابل توجه فعالیت های روزمره
• بهره مندی از محیطی کاملا کاربرپسند
• سازگاری با قوانین حاکم بر کشورها
• دسترسی بسیار ساده و سریع به تمامی گزارش های یکپارچه سیستمی

به علت همین ویژگی های سیستم یکپارچه سازمانی است که از آن در سازمان های مختلف استفاده به عمل می آورند.

مهمترین مزیت های سیستم یکپارچه سازمانی برای سازمان ها

سیستم یکپارچه سازمانی برای هر سازمانی می تواند دربردارنده مزیت های زیر باشد:

• جلوگیری از تکرار برخی فعالیت ها با یکپارچه شدن
• سهولت در تصمیم گیری
• صرفه جویی در هزینه های سازمان
• ارتقای ضریب امنیتی داده ها
• شفافیت سازی روال های کاری و اداری
• تسریع در زمینه پاسخ دهی به کاربران
• افزایش ضریب دقت نظر و جلوگیری از هر گونه احتمال بروز خطا
• کارایی بهتر و بهره وری بیشتر
• رضایت بیشتر مشتری
• استفاده از یک روش کارآمد برای پیاده سازی سیستم ها و مدیریت آن ها
• ارائه خدمات بهتر به مشتری
• تجزیه و تحلیل بهتر و پیشرفته تر داده ها
• کاهش و مدیریت ریسک
• انعطاف پذیری مناسب
• هوشمندسازی
• ایجاد همکاری یک واحد یا بخش سازمان نسبت به واحدها و بخش های دیگر
• امکان شخصی یا سفارشی سازی سیستم مطابق با نیازهای سازمان شما
• ایجاد تعامل بهتر با ذی نفعان خارجی

به طور کلی مزیت های سیستم یکپارچه سازمانی بسیار زیاد است. بنابراین بهتر است شما نیز در سازمان و شرکت خویش از این سیستم یکپارچه استفاده کنید تا بتوانید از ویژگی های منحصر به فرد و مزایای آن نهایت بهره را ببرید.

نرم افزار ERP (Enterprise Resource Planning) یک نرم افزار مدیریتی است که با استفاده از هوش مصنوعی و فناوری اطلاعات، تمام فرآیندهای کسب و کار را یکپارچه و هماهنگ می‌کند. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های مختلف در حوزه هایی نظیر: امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات و تدارکات را بهبود بخشند و به صورت کامل مدیریت کنند. یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزار ERP، یکپارچگی داده‌ها و فرآیندها است. با استفاده از این سیستم، تمام اطلاعات مربوط به فعالیت‌های مختلف شرکت در یک پایگاه داده مشترک، جمع‌آوری و ذخیره می‌شود. این اطلاعات به صورت لحظه‌ای بروزرسانی می‌شوند و در دسترس تمامی بخش‌ها قرار می گیرند. با این نرم افزار، این امکان به کاربران داده می شود تا اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های خود را به سرعت و به صورت دقیق دریافت کنند تا بتوانند تصمیم گیری های مناسبی را اتخاذ نمایند. در ادامه با ما همراه باشید تا در رابطه با این نرم افزار مدیریتی، اطلاعات جامع تری را در اختیارتان قرار دهیم.

آشنایی با انواع نرم افزار ERP

با استفاده از نرم افزار ERP، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا کارایی و بهره‌وری را از طریق بهینه سازی فرآیندها و استفاده اصولی از منابع ارتقا دهند. از جمله انواع نرم افزارهای یکپارچه سازی مدیریت کسب و کار می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• نرم افزار ابری مدیریت کسب و کار: دسترسی به این نرم افزار از طریق اینترنت صورت می پذیرد و جهت استفاده از آن باید هزینه‌ پرداخت کنید. استفاده از این نرم افزار در بین بسیاری از کسب و کارها رایج است. از جمله مهمترین مزایای استفاده از آن می توان به هزینه پایین، یکپارچگی آسان فرایندها و امنیت بالا اشاره نمود.
• نرم افزار داخلی مدیریت کسب و کار: نصب این سامانه در مرکز داده می باشد. کارکنان یک سازمان می توانند از اطلاعات این نرم افزار به راحتی استفاده نمایند. زیرا وظایف نصب و نگهداری آن بر عهده کارکنان یک سازمان می باشد.
• نرم افزار ترکیبی مدیریت کسب و کار: برخی از ویژگی های نرم افزار ERP به صورت ترکیبی است. سازمان ها می توانند با توجه به نوع نیاز و اهداف خود از این نرم افزار به منظور یکپارچه سازی فرایندهای مدیریت بهره ببرند.

بهترین نرم افزارهای ERP خارجی

هنگام انتخاب بهترین نرم افزار ERP خارجی، باید به فاکتورهای مختلفی از جمله اهداف، محدودیت‌های بودجه،  نوع صنعت، اندازه سازمان، ویژگی‌های مورد نیاز، پشتیبانی فنی و زبان‌های قابل پشتیبانی توجه نمود. در ادامه قصد داریم به انواع نرم افزارهای ERP خارجی و ویژگی های آنها بپردازیم.

SAP ERP

SAP ERP یکی از پرکاربردترین و قدرتمندترین نرم افزارهای ERP در جهان است. این نرم افزار قابلیت پوشش تمامی فعالیت‌های سازمانی را دارد و برای سازمان‌های بزرگ و بین‌المللی قابل استفاده است.نرم افزار  SAP در رده نرم افزارهای داخلی مدیریت کسب و کار قرار دارد.

Oracle ERP

 Oracle ERP یک سامانه مدیریت منابع سازمانی است که از طریق سامانه ابری ارائه می‌شود. این نرم افزار قابلیت‌های گسترده‌ای را به منظور عملکرد بهتر سیستم کسب و کار در حوزه های مختلف از جمله مدیریت مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین و سایر فرآیندهای سازمانی فراهم می‌کند. استفاده از این نرم افزار ابری برای شرکت های متوسط تا بزرگ بسیار مناسب می باشد.

Microsoft Dynamics GP

Microsoft Dynamics GP یک پلتفرم فرآیندهای کسب و کار یکپارچه است که قابلیت‌های ERP و CRM را در خود جای داده است. این نرم افزار برای سازمان‌های کوچک تا متوسط مناسب است و امکانات گسترده‌ای در زمینه مدیریت بخش های مختلف از جمله فروش، مالی، منابع انسانی و سایر فعالیت‌های سازمانی را در اختیار مدیران قرار می دهد. استفاده از این نرم افزار جهت یکپارچه سازی سیستم های مدیریت در شرکت های متوسط تا بزرگ بسیار مناسب می باشد.  

Infor ERP

 Infor یک نرم افزار ERP جامع است که قابلیت‌های مدیریتی در بخش های مختلف از جمله مالی، تولید، زنجیره تامین، خدمات مشتری و فروش را برای سازمان ها فراهم می‌کند. این نرم افزار برای سازمان‌های متوسط و بزرگ مناسب است. افزایش بهره وری، سرعت بخشیدن به فرایندهای تولید و رفع سریع مشکلات از جمله مهمترین مزایای استفاده از این نرم افزار مدیریت کسب و کار به شمار می رود. این نرم افزار مبتنی بر بستر ابر، SaaS و تحت وب می باشد.

NetSuite

 NetSuiteیک نرم افزار ERP ابری است که توسط Oracle طراحی و تولید می‌شود. این نرم افزار برای سازمان‌های کوچک و متوسط ​​مناسب است. نرم افزار NetSuite از قابلیت ‌های متنوع جهت یکپارچه سازی سیستم مدیریت کسب و کار در حوزه های مختلف از جمله امور مالی، امور سفارشات، امور مشتریان و سایر فعالیت‌های سازمانی برخوردار می باشد.

مهم است که قبل از انتخاب نرم افزار ERP، نیازها و الزامات سازمان خود را به دقت بررسی کنید. سپس با در نظر گرفتن تمام موارد میتوانید یک نرم افزار مناسب به منظور یکپارچه سازی فرایندهای مدیریت کسب و کار را انتخاب کنید.

مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار ERP کمپانی SAP

مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار ERP کمپانی SAP

نرم افزار ERP یک سیستم یکپارچه سازمانی است که ابزاری کاربردی است که به سازمان ها این امکان را می دهد تا فرآیندهای مختلف کسب ‌و کار را به طور یکپارچه مدیریت نمایند. یکی از پرکاربردترین سیستم‌های ERP، نرم افزاری به نام SAP است. SAP اولین بار در دهه ۱۹۷۰ توسط کارمندان شرکت IBM آلمان طراحی و ایجاد شد. این نرم افزار از آغاز تاسیس تاکنون به عنوان یکی از معتبرترین و پرکاربردترین ابزارهای ERP در سطح جهان مطرح شده است. SAP از امکانات مختلفی در حوزه‌های گوناگون کسب ‌و کار برخوردار می باشد. مهمترین سوال این است که چرا استفاده از نرم افزار ERP کمپانی SAP در مقایسه با سایر نرم افزارهای مدیریتی برتری دارد. در ادامه قصد داریم به مهمترین مزایای استفاده از این نرم افزار در فرایندهای کسب و کار بپردازیم:

• پوشش گسترده: SAP ERP یکی از قدرتمندترین و گسترده‌ترین نرم افزارهای ERP می باشد و در کسب و کارهای مختلف قابل استفاده است. از شرکت‌های بزرگ و چند ملیتی تا کسب و کارهای کوچک‌تر، SAP ERP قابلیت پاسخگویی به نیازهای مختلف سازمانی را دارد.
• انعطاف ‌پذیری و سفارشی ‌سازی: SAP ERP قابلیت سفارشی ‌سازی در یک سازمان را به طور گسترده فراهم می‌کند. این نرم افزار با استفاده از ماژول‌ها و ابزارهای مختلف، قادر به تسهیل انجام فرایندهای یک سازمان می باشد. از طرفی، می توان با استفاده از آن فرایندهای مختلف مدیریتی در یک سازمان را بهبود بخشید.
• بررسی دقیق و آنالیز فرایندهای سازمانی: SAP ERP امکان بررسی دقیق و آنالیز داده‌ها را با استفاده از ابزارها و گزارش‌های تحلیلی فراهم می‌کند. این ابزارها می‌توانند به مدیران سازمان ها جهت اخذ تصمیم‌گیری‌های بهتر و پیش‌بینی‌های دقیق‌تر کمک نمایند.
• امنیت و حفاظت اطلاعات: SAP ERP از ابزارها و روش‌های امنیتی قوی برخوردار می باشد. این ویژگی باعث می شود تا از افشای اطلاعات محرمانه سازمانی به بیرون جلوگیری شود.
• پشتیبانی و جامعیت: SAP یکی از بزرگترین و پرطرفدارترین تامین کنندگان نرم افزار ERP در جهان است. کسب و کارهای بسیار بزرگ، متوسط و حتی کوچک می‌توانند از این نرم افزار ERP در بهبود و توسعه فرایندهای سازمانی خود استفاده نمایند.

نتیجه گیری

نرم افزار ERP، یک نرم افزار مدیریت کسب و کار است که از ماژول های مختلف برخوردار می باشد. این نرم افزار از ویژگی های متعددی در جنبه های مختلف کسب و کار از جمله ارتباط با مشتری، عملیات پشتیبانی و... برخوردار می باشد. یکی از بهترین نرم افزارها در این رابطه، نرم افزار SAP ERP می باشد که از مزایای زیادی در مقایسه با سایر نرم افزارهای یکپارچه سازی فرایندهای مدیریت کسب و کار برخوردار است. در جملات پیشین به مهمترین مزایای استفاده از این نرم افزار در کسب و کارهای مختلف اشاره نموده ایم.